Le staffing consiste à affecter les consultants aux missions en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et des besoins des clients. C'est le cœur du métier d'une société de services : chaque jour non staffé (l'« inter-contrat ») est un coût sec, et chaque fin de mission mal anticipée crée un trou de charge.
Pourquoi Excel ne suffit plus pour staffer
Beaucoup d'ESN pilotent encore leur staffing sur tableur. Cela fonctionne jusqu'à un certain volume, puis les limites apparaissent :
- Pas de temps réel : le fichier reflète la situation au dernier enregistrement, pas celle d'aujourd'hui.
- Une seule source, plusieurs versions : dès que plusieurs managers éditent, les copies divergent.
- Aucune alerte : rien ne signale une fin de mission dans trois semaines ou un consultant qui bascule en inter-contrat.
- Difficile à consolider : agréger la disponibilité par agence, par practice ou par région demande des manipulations manuelles.
Ce qu'apporte un logiciel de staffing
Un outil dédié centralise consultants, missions et absences dans un même modèle, et transforme des données éparses en décisions :
Une vue claire des disponibilités
Qui est en mission, jusqu'à quand, qui arrive bientôt en inter-contrat, qui vient d'être recruté : la disponibilité se lit d'un coup d'œil, filtrable par compétence, secteur ou localisation.
L'anticipation des fins de mission
Les fins de mission imminentes remontent automatiquement dans un tableau de bord, ce qui laisse le temps de repositionner le consultant avant le trou de charge — au lieu de le découvrir le jour J.
Un planning lisible
Une timeline (planning Gantt) par consultant superpose missions, congés et inter-contrats sur un même axe temporel, mois par mois : indispensable pour arbitrer un staffing sans double-réservation.
Les indicateurs de staffing à suivre
Piloter le staffing, c'est suivre quelques métriques simples mais décisives :
- Taux d'occupation / TACE (taux d'activité congés exclus) : la part du temps réellement facturable, hors congés et jours fériés.
- Taux d'inter-contrat : la proportion de consultants sans mission — le premier levier de marge.
- Staffing moyen : la charge moyenne des équipes sur la période, par exercice et par trimestre.
- Fins de mission à < 30 jours : le pipeline de repositionnement à traiter en priorité.
💡 À retenir : le jour ouvré est la bonne unité de mesure. Un bon calcul de staffing exclut automatiquement congés et jours fériés — sinon le taux d'occupation est faussé et les décisions le sont aussi.
Comment Konsilys aide au staffing
Konsilys centralise les consultants, les missions et les absences en temps réel, pour toute l'organisation. Le tableau de bord fait remonter arrivées, inter-contrats et fins de mission imminentes ; le planning Gantt donne la vue par consultant ; et les KPIs (staffing moyen, taux d'occupation) sont consolidés par Business Unit, par exercice et par trimestre. Les fiches consultants (expertise, secteurs, mobilité) permettent de retrouver rapidement le bon profil pour une mission à pourvoir.
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